Erfolgreich führen: Was jede Führungskraft wissen sollte ...

Führungskräfte sehen sich häufig mit einer Vielzahl an Rollen und Aufgaben konfrontiert, die sie im Unternehmen einzunehmen und zu bewältigen haben. Gerade in Zeiten von New Work, Digitalisierung und Fachkräftemangel verschieben sich Zuständigkeits- und Verantwortungsgrenzen zunehmend. So verwundert es nicht, dass mancher Führungskraft das Basiswissen für gute Personalführung scheinbar abhanden gekommen ist.

Hans-Jürgen Kratz liefert mit seinem Standardwerk Erfolgreich führen von A–Z eine Zeit sparende und auf den Punkt kommende Orientierungshilfe mit praxistauglichen Handreichungen, Detail- und Hintergrundinformationen ergänzt um Handlungsanstöße und Bewältigungsstrategien für alle Facetten zeitgemäßer Personalführung, die zudem hilft, Führungsfehler zu vermeiden.

Tipps und Tools, die jede Führungskraft wissen sollte

Hier stellen wir einige grundlegende und leicht umsetzbare Tipps vor, die gute Führung ausmachen:

Tipp 1: Aktives Zuhören

Das Zuhören scheint nicht zu den Stärken der meisten Führungskräfte zu zählen. Hierfür kann es folgende Gründe geben:

Manche Vorgesetzte reden lieber selbst, weil Aktivität und Dynamik zu ihrem Rollenverständnis gehören.
Die durchschnittliche Sprechgeschwindigkeit liegt bei etwa 125 Wörtern pro Minute. In der gleichen Zeit können wir etwa 400 Wörter aufnehmen. Die überschüssige Zeit verleitet zu gedanklichen Abschweifungen.
Vorgesetzte sind oft mit sich und ihren Problemen, Vorstellungen und Argumenten zu stark beschäftigt. So werden Aussagen von Mitarbeitenden unterbrochen („Da muss ich gleich mal einhaken”, „Dazu fällt mir etwas ein, vergessen Sie Ihre Worte nicht”), um eigene Überlegungen von sich zu geben.
Gelegentlich mangelt es an Wertschätzung für die Mitarbeitenden.
Stehen Führungskräfte unter starkem Zeitdruck, wollen sie die Gesprächsdauer auf ein Minimum reduzieren. Ohne bis zum Ende zuzuhören, bewerten sie schnell vorgetragene Gedanken, weil sie schon zu wissen glauben, welche Informationen die weiteren Ausführungen der/des Mitarbeitenden enthalten. Missverständnisse oder fehlerhafte Beurteilungen von Sachverhalten können hieraus resultieren.
Das Zuhören ist die am meisten gebrauchte, aber leider am wenigsten gelehrte Kommunikationsfähigkeit.

Unsere 7 Empfehlungen

Sieben Empfehlungen sollten Sie für ein aktives Zuhören beherzigen:

Geben Sie anteilnehmende Bemerkungen von sich.

Mit unterstützenden Äußerungen wie zum Beispiel „So?“, „Aha!“, „Wirklich?“, „Erstaunlich!“ signalisieren Sie Ihr Interesse.

Unterbrechen Sie nicht.

Lassen Sie die/den Mitarbeitende/n ausreden, wird sie/er anschließend auch bereitwillig zuhören. Unterbrechen Sie sie/ihn aber, bleibt immer etwas Unzufriedenheit zurück, denn ihr/ihm fehlt die innere Ruhe, da sie/er stets einen halben Gedanken darauf verwendet, den unausgesprochenen Rest ihrer/seiner Aussagen nicht zu vergessen. Von der/vom Mitarbeitenden selbst eingestreute kurze Pausen, die sie/er für die Formulierung des nächsten Gedankens benötigt, nutzen Sie nicht aus, um ihr/ihm das Wort abzuschneiden.

Notieren Sie wichtige Aussagen sofort.

Greifen Sie demonstrativ zu Papier und Bleistift, werten Sie Ihre Mitarbeitenden auf („Das ist ein interessanter Hinweis”, „Wie ist das im Einzelnen gewesen?“). Bei Ihren Notizen beschränken Sie sich auf Stichpunkte.

Nehmen Sie Blickkontakt auf

Zeigen Sie Ihr Interesse über Ihre Gestik und Mimik.

Jeder Mensch hat eine natürliche Neigung dazu, die Dinge, von denen er spricht, mit seinen Händen und passender Mimik zu verstärken. Eine unpassende Gestik in Personalgesprächen ist der drohend nach oben oder stechend in Richtung der/des Mitarbeitenden weisende Zeigefinger oder die geballte Faust. Trommeln Sie mit Ihren Fingern ständig auf die Tischplatte, bleibt Ihre Ungeduld Ihrem Gegenüber nicht verborgen.

In die Hüfte gestützte Arme demonstrieren eine Dominanz- und Drohgebärde. Werden die Arme verschränkt, zeigt diese Haltung, dass sich die/der Gesprächspartner/in bedroht fühlt und sich in sich zurückzieht. Demgegenüber signalisieren Sie mit einer offenen Körperhaltung Ihre Gesprächs- und Kooperationsbereitschaft.

Mit unserer Mimik können wir Gefühlsregungen wie Freude, Zorn, Interesse, Enttäuschung, Gleichgültigkeit oder Neugier zeigen. Versteinerte Gesichtszüge oder „Amtsmienen“, in denen sich kein Fältchen bewegt, sind fehl am Platz.

Fragen Sie bei Unklarheiten nach.

Im Gesprächsverlauf grübeln wir manchmal, was die/der andere wohl mit ihren/seinen Aussagen meint, wovon sie/er überhaupt redet. Um zu einem Dialog zu gelangen, fragen Sie im Zweifelsfall gleich nach.

Wiederholen Sie wesentliche Aussagen.

Indem Sie Ihren Mitarbeitenden immer wieder Feedback zur Verringerung von Missverständnissen geben, zeigen Sie ihnen, dass Sie ihren Aussagen interessiert folgen. Auch erkennen die Gesprächspartner, dass sie sich noch auf gleicher Wellenlänge befinden und einander verstehen.

Tipp 2: Kritikgespräch

Vorgesetzte, die Kritik aus Nächstenliebe, Mangel an Courage, fehlender Sensibilität oder aus sonstigen Gründen nicht einsetzen, begehen einen schweren Führungsfehler. Erkennen Sie bei Ihren Mitarbeitern Fehler oder falsche Verhaltensweisen, müssen Sie konstruktive Kritik üben. Kaum ein Mitarbeiter macht vorsätzlich Fehler oder zeigt falsche Verhaltensweisen, sie unterlaufen ihm im Regelfall, weil er sie nicht erkennt beziehungsweise es nicht besser weiß. Kommt es nicht zu einer Korrektur, bleibt eine Verbesserung aus. Denn warum soll der Mitarbeiter etwas verändern, wenn er des guten Glaubens ist, alles sei in Ordnung?

Halten Sie eine berechtigte Kritik zurück, bringen Sie den Mitarbeiter – sicherlich auch sich selbst und Ihren Betrieb – um den Erfolg! Ein kluger Vorgesetzter setzt Kritik gezielt ein und erreicht bei geschickter Nutzung dieses Führungsmittels in den meisten Fällen die betrieblichen Ziele bei größerer Zufriedenheit seiner Mitarbeiter. Das setzt voraus, dass vier Gebote beherzigt werden:

Kooperieren statt konfrontieren!
Beurteilen statt verurteilen!
Reparieren statt demontieren!
Aufbauen statt zerstören!

Führen Sie ein Kritikgespräch systematisch nach einem geistigen Fahrplan, so erhöhen sich die Erfolgsaussichten erheblich.

Phase 1: Gespräch positiv beginnen

Soll ein Gespräch ein konstruktives Ergebnis bringen, muss auch die Gesprächsatmosphäre positiv sein. Erhält der Mitarbeiter den Eindruck, er sei Mittelpunkt eines Tribunals, wird er von Beginn an auf Verteidigung sinnen und für ein entkrampftes und sachliches Gespräch nicht zur Verfügung stehen.

Einen optimalen Gesprächsbeginn stimmen Sie sorgfältig auf die Person des Mitarbeiters ab. Überlegen Sie, mit welchen Aussagen Sie Sympathie erzeugen und somit vielleicht das Eis brechen können.

Phase 2: Sachverhalt zweifelsfrei bezeichnen

Erst die sorgfältige Analyse des Geschehenen ergibt eine verlässliche Ausgangsbasis und lässt Sie erkennen, ob von der Sache her ein Kritikgespräch erforderlich ist. Denn mit unklaren Pauschalformulierungen, Verallgemeinerungen, vagen Behauptungen und allgemeinen Floskeln können Sie nur unzureichend Kritik üben. Statt um den heißen Brei herumzureden, müssen Sie sich bemühen, die festgestellte Abweichung vom Soll genau und konkret zu bezeichnen. Schildern Sie wertfrei – das heißt ohne Schuldzuweisung – den Sachverhalt aus Ihrem Blickwinkel, sodass der Mitarbeiter genau weiß, auf welchen Punkt das Gespräch begrenzt ist.

Phase 3: Mitarbeiter um Stellungnahme bitten

Dem Mitarbeiter muss nicht nur das Recht auf Äußerung zum Sachverhalt zugestanden werden, er ist auch unvoreingenommen anzuhören. Vielleicht ergibt die Stellungnahme sogar, dass dem Mitarbeiter kein falsches Verhalten anzulasten ist, weil zum Beispiel eine andere Person den Fehler verursacht hat, weil Zuständigkeitsregelungen unklar waren, Anweisungen unterschiedliche Interpretationen zuließen oder notwendige Informationen nicht rechtzeitig zur Verfügung standen.

Räumen Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit ein, das Gespräch zu unterbrechen, wenn er für seine Stellungnahme Beiträge aus Unterlagen benötigt. Scheuen auch Sie sich nicht, das Gespräch zu einem späteren Termin fortzusetzen, wenn der Mitarbeiter neue Gesichtspunkte vorträgt, mit denen Sie sich erst einmal beschäftigen müssen.

Phase 4: Diskussion über Ursachen und Folgen

Jetzt kommt es darauf an, gemeinsam die Ursachen und die Folgen des kritisierten Verhaltens zu erörtern. Wissen wir, weshalb etwas falsch gelaufen ist, werden wir eher Möglichkeiten finden, für die Zukunft eine Verbesserung zu erzielen. Spätestens in diesem Gesprächsteil sollte der Mitarbeiter nach einer ruhig und sachlich geführten Diskussion erkennen, dass und aus welchem Grunde seine Handlungsweise falsch war.

Phase 5: Künftiges Verhalten gemeinsam vereinbaren

Sie besprechen partnerschaftlich mit dem Mitarbeiter, wie in Zukunft vorgegangen werden soll. Dieser Blick in die Zukunft ist wichtiger, als über vergossene Milch zu jammern. Denn der Mitarbeiter hört nur ungern Vorwürfe seines Vorgesetzten. Jetzt steht die Lösung des diskutierten Problems im Vordergrund, die künftig auch ähnliche Probleme ausschließen sollte. Animieren Sie den Mitarbeiter bei der Vereinbarung, eigene Zielvorstellungen und Verhaltensänderungen einzubringen. Je mehr Wege, Mittel und Maßnahmen der Mitarbeiter vorschlägt, umso eher wird er die Lösung akzeptieren, sich mit ihr identifizieren und sie dann auch realisieren. Die vereinbarten Verbesserungsvorschläge sind auf eine ruhige, unmissverständliche und nicht verletzende Weise zu nennen. Mit der Definition des Vorgehens sind dem Mitarbeiter die Fakten bekannt, die ihm helfen werden, zukünftig genau ins Schwarze zu treffen. Obwohl Sie an der Bereitschaft des Mitarbeiters nicht zweifeln, vereinbaren Sie mit ihm ganz offen verstärkte Kontrollen. So weiß er, dass die Sache ernst gemeint und wichtig ist.

Phase 6: Gespräch positiv abschließen

Achten Sie darauf, dass dem Kritikgespräch kein bitterer Nachgeschmack anhaftet. Der Mitarbeiter soll Sie nicht mit hängendem Kopf verlassen, sondern mit frischem Mut an seine Arbeit gehen. Es darf nach dem Gespräch keinen Sieger und keinen Verlierer geben. Beide Seiten sollen das Gefühl haben, durch das Gespräch etwas gewonnen zu haben.

Durch – konstruktive – Kritik

können Sie die Leistungen oder das Verhalten Ihrer Mitarbeiter korrigieren,
werden künftig Fehler vermieden, was das Selbstvertrauen der Mitarbeiter stärkt,
wird den Mitarbeitern eine sachlich begründete Selbstbeurteilung ermöglicht,
tragen Sie zur Entwicklung/Förderung Ihrer Mitarbeiter bei.

Tipp 3: Kreativität fördern

Sollen Teams ihre Kreativität aktivieren, ist meist der Vorgesetzte als Geburtshelfer gefragt. Er achtet auf die Einhaltung von Spielregeln und sorgt für eine entspannte Atmosphäre. Fühlen sich die Mitarbeiter wohl und behandeln sie sich gegenseitig mit Respekt, bedarf es nur weniger Regeln, um schlummernde Potenziale zu wecken. Folgende Methoden sind einfach umzusetzen und zumeist vom Grundsatz her bekannt – allerdings werden sie bisweilen unzureichend praktiziert.

Brainstorming

Unter der Bezeichnung „Brainstorming” werden vier von Alex F. Osborn aufgestellte Regeln zusammengefasst, die eine intensive Sammlung von Lösungsvorschlägen bei Problemen ermöglichen:

Regel 1: Keinerlei Kritik, auch nicht nonverbal

Ist Kritik untersagt, so vermindert sich die Rivalität unter den Teilnehmern, sodass Aggressionen vermieden werden. Selbst sehr zurückhaltende und schüchterne Menschen können ihre Gedanken darlegen, da sie keine negativen Rückmeldungen zu befürchten brauchen. Auch positive Kritik („Das ist die Idee!”, „Damit hast Du den Vogel abgeschossen”) ist unerwünscht. Durch sie könnte sich der Eindruck festsetzen, man habe schon das Ei des Kolumbus gefunden. Natürlich sind auch Killerfaces (Gestik und Mimik, in der sich ausdrückt, dass man von dem gerade gemachten Vorschlag nichts hält) und Killerphrasen untersagt.

Regel 2: Jede Idee ist willkommen

Quantität vor Qualität! Je umfangreicher die Anzahl der Lösungsansätze ist, desto wahrscheinlicher sind darunter auch gute Ideen.

Regel 3: Je ausgefallener, umso besser

Für alle Ideen, auch ausgefallene, unsinnige, unpraktische, gibt es grünes Licht. Die Brauchbarkeit der Ideen wird erst in einer dem Brainstorming folgenden Bewertungsphase untersucht.

Regel 4: Fremde Ideen aufgreifen und ausbauen

Da die Teilnehmer durch das Kritikverbot keine Wertungen äußern dürfen, haben sie den Kopf frei, an geäußerte Vorschläge anzudocken und sie lebensfähig zu machen. Jede genannte Idee erhält quasi ein Schild umgehängt mit der Aufschrift: „Entwurf – Vorschlag – Grundidee – Bitte verbessern!” Vorschläge können auch kombiniert und daraus neue Vorschläge entwickelt werden.

Bei der Leitung einer Brainstorming-Sitzung sind einige Grundsätze zu beachten:

idealerweise sechs Teilnehmer (keinesfalls mehr als zwölf)
nicht mehr als zehn Minuten vorsehen
bei der Formulierung des Problems Schneeschaufelfragen (weitgefasste, allgemeine Fragen, die ebenso breite und vage Antworten produzieren) durch Spatenfragen (mit ihnen wird ein Problem herausgeschält, das man wirklich anpacken kann) ersetzen
auf strikte Einhaltung der Brainstorming-Regeln achten und durch unauffälliges Eingreifen (Fragen stellen) den Ideenansturm fördern
alle Vorschläge müssen gut sichtbar auf Folie, Tafel, Flipchart, PC/Beamer festgehalten werden. Dadurch soll erreicht werden, dass durch die Assoziation eigener Beiträge mit denen der anderen neue Ideen entstehen.

Brainwriting

Die Methode 635 ist die am häufigsten praktizierte Brainwriting-Methode: sechs Personen schreiben auf einen Vordruck je drei Lösungsvorschläge in fünf Minuten. Wesentliches Element dieser Methode ist die gegenseitige Anregung, da die Teilnehmer die Lösungsansätze der anderen nachlesen und sich von ihnen inspirieren lassen können.

Zur Vorgehensweise: Jeder Teilnehmer erhält ein DIN-A4-Blatt, das in drei Spalten und sechs großzügige Zeilen (insgesamt 18 Kästchen) aufgeteilt ist. Er schreibt drei Vorschläge in die erste Zeile und gibt das Blatt nach fünf Minuten im Uhrzeigersinn an seinen Nachbarn weiter. Dieser liest die von seinem Vorgänger notierten Lösungsansätze und trägt in die darunter befindlichen Felder drei weitere Vorschläge ein. Diese können Weiterentwicklungen der schon niedergeschriebenen Ideen sein; es dürfen aber auch völlig neue Vorschläge gebracht werden. Nach weiteren fünf Minuten reicht jeder seinen Vordruck wie beim ersten Wechsel an seinen Nachbarn weiter. Hat jeder Teilnehmer jedes Blatt bearbeitet, ist das Brainwriting beendet. Es entstehen 18 Problemlösungsvorschläge pro Teilnehmer, insgesamt 108 Anregungen bei einem Zeitaufwand von circa 30 Minuten. Die Vorgabe 635 ist nicht verbindlich, sondern kann variiert werden, zum Beispiel 725 oder 646.

Im Vergleich zum Brainstorming sind mehrere Vorteile festzustellen:

Besprechungsleiter und Schriftführer werden nicht benötigt.
In der Regel sind die Vorschläge ausgewogener und brauchbarer, weil mehr Zeit zur Verfügung steht und die Teilnehmer sich bei schriftlicher Fixierung verstärkt um Qualität bemühen.
Spannungen innerhalb der Gruppe können sich nicht auf den Lösungsprozess auswirken.
Selbst der besonders Schüchterne wird hier aktiv.

Als Nachteile sind zu nennen:

Anonymität ist nicht gegeben.
Die Originalität der Vorschläge wird eingeschränkt.
Die Spontaneität geht verloren.

Kartenabfrage (Metaplan-Technik/Pinnwandmoderation)

Die Problemstellung wird für alle Teilnehmer gut sichtbar dargestellt. Die Teilnehmer schreiben leserlich Meinungen, Fakten und Vorschläge zur Problemlösung auf vorbereitete Karten (je Karte nur ein Aspekt!). Diese werden an eine Wand geheftet. Die Niederschriften bleiben anonym, sodass die Teilnehmer keine persönliche Kritik befürchten müssen. Dann werden die Karten grob nach den verschiedenen Grundideen sortiert und anschließend nach sachlichen Zusammenhängen geordnet.

Erfolgreich führen von A–Z
Für gute Vorgesetzte und zufriedene Mitarbeiter
ISBN 978-3-96186-000-5

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