Die Antwort scheint recht einfach: digital! Das ist für alle von Vorteil. Umweltfreundlich, da papierlos. Leicht in der Handhabung für ein Unternehmen: Weiterleiten mit Kommentar und praktisch für die Ablage. Außerdem ist das ganze Verfahren kostengünstig. Das Porto entfällt – und zwar gleich zweimal. Der Bewerber freut sich – und der Arbeitgeber dazu.

Ich möchte hier keine Lanze brechen für Verfahren aus dem letzten Jahrtausend, aber bestimmte Selbstverständlichkeiten doch kritisch hinterfragen.

Das Bewerbungsportal

Bewerbungsportale sind bei Bewerber_innen nahezu verhasst, da sie gezwungen sind, etwa eine dreiviertel Stunde in eine einmalige Aktion zu investieren. Wer seine Bewerbung in einer Lebenslaufdatenbank (z. B. von Stepstone, Monster oder Experteer) hinterlegt, hat zumindest das Empfinden, dass die Arbeit multiplikativ ist. Mehrere Interessenten können darauf zugreifen. Beim Hinterlegen der Unterlagen im Bewerbungsportal stellt der Bewerber die Bewerbung einem einzigen Unternehmen zur Verfügung.

Auch ist es oft recht undeutlich, was damit weiterhin geschieht. Das Bewerbungsportal ist nichts anderes als eine Datenbank. Es können Abfragen nach der Ausbildung erfolgen und je nach Aufbau nach einem Notendurchschnitt, dem Alter oder Geschlecht. Alles kann natürlich mit dem gewünschten Zieleinkommen verbunden werden. Manche Kandidaten fühlen sich da unwohl, gerade dann, wenn kein Einser-Schnitt erzielt wurde, ein bestimmtes Alter überschritten ist oder der Gehaltswunsch vielleicht höher ist als der von Mitbewerber_innen. Manche fühlen sich auf Tatsachen reduziert und bemängeln, dass kein Gesamtbild sichtbar wird. In der Tat werden auf Grund der Suchkriterien, bzw. wegen der Kombination der Parameter, bestimmte Profile gezeigt. Nicht wenige hören nie mehr etwas nachdem sie eben die Zeit investiert haben. Für Personen mit einem geraden, überdurchschnittlichen Lebenslauf kann ein Bewerbungsportal ideal sein.

Die E-Mail Bewerbung

Da ist die E-Mail Bewerbung wesentlich beliebter – und häufig gefürchtet bei den Arbeitgebern! Warum? Es ist schließlich so einfach für die Bewerber_innen, sich mit den gleichen Unterlagen mehrfach zu bewerben. Mehr ist mehr. So die Annahme. Wenn der Lebenslauf erst mal digital vorliegt, muss der überall passen. Ein Arbeitgeber wird nicht mehr eingetragen. „Bewerbung“ reicht.

Im Zweifelsfall wird beim Anschreiben lediglich der Adressat eingesetzt. „An die Personalleitung“ muss genügen. Die Anrede fängt mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ an. Das ist die Kehrseite der Medaille. „Kostet nichts“ und „Nein habe ich, ja kann ich bekommen.“

Deshalb erhalten viele Unternehmen bis zu 800 Bewerbungen auf eine Anzeige, meint Svenja Hofert nach Recherchen. Aufgrund des Quick-Fits sind – ihrer Meinung nach – lediglich 10 Prozent der Bewerbungen verwertbar. Die Erfolgschance sieht sie bei 0,3 Prozent. Von Rundstedt sieht es geringfügig positiver und kommt auf einen Schnitt von 300 Bewerbungen pro ausgeschriebene Stelle.

Perspektivenwechsel

Wenn wir einen Perspektivwechsel vornehmen sollten wir vor Augen haben, dass es knapp vier Millionen Unternehmen in der Bundesrepublik gibt. Ziehen wir die Solo-Unternehmen ab, bleiben noch zwei Millionen übrig. Davon gehören ca. 15.000 Arbeitgeber zu den Konzernen. Hier sind lediglich 35 Prozent aller Arbeitnehmer beschäftigt, obwohl diese Großunternehmen 65 Prozent der Umsätze hier erwirtschaften. Diese Arbeitgeber verfügen selbstverständlich über eine Personalabteilung, Bewerbungsportale und – wenn der Bewerber Glück hat – strukturierte Prozesse, die eine zügige Bearbeitung der Bewerbung sicherstellen.

Es wundert nicht, dass der Mittelstand als das Rückgrat der deutschen Wirtschaft bezeichnet wird. In den kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) sind 65 Prozent aller Arbeitnehmer beschäftigt. Laut dem statistischen Bundesamt handelt es sich hierbei um Firmen mit bis zu 250 Mitarbeitern. Wie sieht es hier aus? Selten verfügen diese über eine Personalabteilung. Die Gehaltsabrechnung wird auf Neu-Deutsch outgesourced. Vielleicht kümmert sich eine Halbtagskraft um die Personalverwaltung. Wenn nun eine Stelle ausgeschrieben wird, bricht über diese arme Person eine Lawine ein. Es stellt sich die Frage, wie 300 Bewerbungen bewältigt werden wollen. Soll jede PDF-Datei ausgedruckt werden? Soll die Halbtagskraft die Vorauswahl treffen? Aber die Fachabteilung kann doch viel besser die Qualifikation einschätzen. Nur hat sie keine Zeit, diese Arbeit noch neben dem Tagesgeschäft zu bewältigen.

In der Zwischenzeit rufen die Bewerber an. Wie ist der Status? Wann können sie mit einer Antwort rechnen? Wenn sie mit dem Verfahren unzufrieden sind, machen sie ihren Unmut kund bei Arbeitgeberbewertungsportalen wie Kununu oder Glassdoor. Wen wundert es, dass ein Arbeitgeber das nächste Mal versucht, den Bedarf über den verdeckten Arbeitsmarkt abzudecken.

Damit der Prozess zügig beendet wird, werden manchmal 15 Bewerbungen angeschaut, drei Kandidaten eingeladen und 285 Bewerber erhalten im besten Fall eine Absage. Das hört sich radikal an, ist aber keine Ausnahme.

Die Papierbewerbung

In dieser Situation lohnt sich ein zweiter Blick auf die traditionelle Papierbewerbung. Sie wird auf jeden Fall angesehen, was von 300 PDF-Dateien nicht zwingend gesagt werden kann. Damit liefern Sie auch eine Qualität, die Ihnen gefällt. Bei einer E-Mail Bewerbung haben Sie keinen Einfluss darauf, welche Seiten in welcher Form ausgedruckt werden. Das schöne Farbbild findet wohl kaum in allen Schattierungen den Weg auf Papier. Schwarz-weiß sieht alles schon anders aus. Wenn Sie klare Vorstellungen bezüglich eines Farbbildes, einer guten Papierqualität und vielleicht einer blauen Unterschrift mit Füllfeder unter dem Anschreiben haben, stellen Sie mit einer Papierbewerbung sicher, wie Ihre Reaktion auf die ausgeschriebene Stelle wahrgenommen wird.

Ich möchte hier nicht die Diskussion anfangen, ob nur der Inhalt oder auch die Verpackung der Bewerbung zählt. Fakt ist, dass in den allermeisten Fällen die Fachabteilung die Entscheidung trifft, wer eingeladen wird und den Job bekommt. Und genau diese Fachabteilung ist eher empfänglich für den ersten Eindruck einer hochwertigen Bewerbung, auch in der äußeren Aufmachung.

Ich erhielt Ende 2016 folgende Nachricht von einer 55-jährigen Dame, die ich betreute. Sie hat sich 40 Mal mit eine Papierbewerbung als Kfm. Leiterin beworben. Aus diesen Bewerbungen resultierten 10 Einladungen zu einem Vorstellungsgespräch. Die 11. Einladung zum zweiten Gespräch resultierte in ein Vertragsangebot für eine Position, die sie am 1. Januar 2017 angetreten hat. Hier ihre Worte:

Lieber Herr Zeylmans,

mein Vorgehen bezüglich der Initiativbewerbungen möchte ich Ihnen gerne wie folgt darlegen:

Nach unserem gemeinsamen Beratungstermin habe ich wie abgestimmt die Initiativschreiben, den Lebenslauf nach Schwerpunkten und chronologisch sowie die Kompetenzprofile für die Funktionen Kfm. Leiterin / HR; Leiterin Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung; interner Consultant; Bilanzbuchhalter / Projektmanagerin angepasst.

Versendet habe ich 40 Initiativbewerbungen davon 30 Bewerbungen mit dem Profil Kfm. Leiterin / HR und 10 Bewerbungen Leiterin Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung. Nach unserem Gespräch habe ich mich nicht mehr auf offene Stellen beworben, da ich bis zu unserem Gespräch mit dieser Art der Bewerbung keine nennenswerten Erfolge aufweisen konnte.

Von diesen 40 Initiativbewerbungen habe ich 36 Unternehmen und 4 Headhunter angeschrieben. Ich habe nur noch Papierbewerbungen versendet, keine elektronischen mehr. Diese habe ich genauso vorbereitet wie von Ihnen vorgeschlagen. Eine persönliche Mappe mit hoher Papierqualität, gebunden mit einem Bindegerät, schwarze Leinenoptikmappe, Originalfoto, unterschrieben mit Tinte, versendet mit einer Spezialmarke und weißer Business Papprückwandtasche mit Fenster. Ich habe bei der Vorbereitung viel Zeit investiert in Recherche über das Unternehmen, das angepasste Anschreiben und das Deckblatt. Heraus kam eine individuelle Präsentation bezogen auf das Unternehmen und nur für dieses Unternehmen. Genauso habe ich die Personalvermittler und Headhunter angeschrieben.

Diese Art der Bewerbung hat außerordentlichen Eindruck hinterlassen, da keine Masse.

Aus diesem Verfahren heraus habe ich 10 Vorstellungsgespräche geführt. Dabei bleibt für dieses Jahr festzustellen, dass diese Gespräche eine vollkommen andere Qualität hatten, als bei meinen Bewerbungen vor unserem Kontakt. Wir haben uns am 25.07.2016 getroffen. Danach hatte ich auch meinen Urlaub abgebildet und Anfang Dezember stand der Arbeitsvertrag verhandelt. Letztendlich bin ich einschließlich Jahresurlaub in 4 Monaten zum Ziel gekommen. Der Aufwand pro Unternehmen war viel intensiver als bei den Bewerbungen vor unserer Zeit, hat jedoch mit unseren Vorstellungen zum Ziel geführt und das mit 55 Jahren.

Es war letztendlich das Profil Kfm. Leiterin / HR was zum Erfolg führte.

Mit freundlichen Grüßen

GB

Papierbewerbungen sind nicht die Lösung aller Dinge und schon gar kein Ausgleich für eine mangelnde Qualifikation. Sie sind jedoch eine Überlegung wert und gerade bei KMU häufig noch gern gesehen!

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Über den Autor

 Vincent G.A. Zeylmans van Emmichoven, Experte in Sachen Bewerbung, gibt Einsteigern, erfahrenen Arbeitnehmern und Quereinsteigern Tipps zum richtigen Verhalten im Bewerbungsgespräch, zum verdeckten Arbeitsmarkt und vielen weiteren spannenden Fragen rund um Bewerbung und Karriere. Als SZ-Jobcoach schreibt er regelmäßig für die Süddeutsche Zeitung.

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Vincent G.A. Zeylmans van Emmichoven blickt auf eine internationale Karriere als Geschäftsführer mehrerer mittelständischer Unternehmen und Konzerne (u.a. Yves Rocher und Gillette) zurück. Der Karriere-Coach hält als Gastdozent am MCI Management Center Innsbruck Vorträge zum Thema Job-Hunting, verfasst Beiträge für das Magazin FOCUS und ist Kolumnist bei der Süddeutschen Zeitung.